Ten dokument w innych językach: Italiano English Español Français Deutsch Português Română Nederlands

Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

Zgodnie z art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) · wersja z 16 października 2026 r.

Niniejsza umowa stanowi część Warunków świadczenia usługi PCO Suite i ma zastosowanie do danych osobowych, które Klient wprowadza do Usługi. Stronami są:

• Klient, firma korzystająca z PCO Suite, działająca jako administrator;
• ComputerLab di Spoltore Fabio, Via Floraspe Renzetti 31, 66034 Lanciano (CH), Włochy, nr VAT IT02841650696 („ComputerLab”), działający jako podmiot przetwarzający.

Użyte pojęcia mają znaczenie nadane im w RODO. Klient akceptuje niniejszą umowę, zaznaczając pole przy rejestracji lub ponownej akceptacji w Usłudze.

1. Przedmiot i polecenia

1.1. ComputerLab przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta wyłącznie w celu świadczenia Usługi opisanej w Warunkach, zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta. Poleceniami są Warunki, niniejsza umowa i korzystanie przez Klienta z funkcji Usługi (np. wprowadzanie, zmiana, eksport lub usuwanie danych).

1.2. ComputerLab niezwłocznie informuje Klienta, jeśli uzna, że polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, i może wstrzymać jego wykonanie do czasu potwierdzenia lub zmiany przez Klienta.

1.3. ComputerLab nie przetwarza danych do własnych celów, nie sprzedaje ich i nie wykorzystuje ich do reklamy ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

2. Charakter, cel i czas trwania przetwarzania

Opis przetwarzania (kategorie osób, których dane dotyczą, i danych, cele, czas trwania) zawiera Załącznik I. Przetwarzanie trwa przez czas trwania umowy, a następnie przez czas niezbędny do usunięcia danych zgodnie z art. 9.

3. Poufność

ComputerLab zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności i mają dostęp do danych tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia Usługi, do pomocy technicznej, o którą prosi Klient, lub w związku z obowiązkami prawnymi.

4. Bezpieczeństwo

4.1. ComputerLab stosuje odpowiednie do ryzyka środki techniczne i organizacyjne wskazane w Załączniku II (art. 32 RODO) i dba o ich aktualność. Może je zastąpić środkami równoważnymi lub skuteczniejszymi, bez obniżania ogólnego poziomu ochrony.

4.2. Klient pozostaje odpowiedzialny za bezpieczeństwo swoich urządzeń, danych logowania swoich użytkowników i ustawień wybranych w Usłudze.

5. Dalsze podmioty przetwarzające

5.1. Klient udziela ComputerLab ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Załączniku III.

5.2. ComputerLab informuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem (komunikatem w Usłudze lub na adres e-mail administratora oraz aktualizując tę stronę) o dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego. Klient może wnieść sprzeciw z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych; jeśli strony nie znajdą rozwiązania, Klient może rozwiązać umowę i zażądać usunięcia danych.

5.3. ComputerLab nakłada umownie na dalsze podmioty przetwarzające obowiązki w zakresie ochrony danych zasadniczo równoważne obowiązkom z niniejszej umowy i odpowiada przed Klientem za ich działania.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Główna baza danych i pliki Usługi znajdują się w Unii Europejskiej. Jeśli dalszy podmiot przetwarzający przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym Ram ochrony danych UE-USA dla uczestniczących spółek) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (decyzja (UE) 2021/914), wraz z ewentualnymi niezbędnymi środkami uzupełniającymi.

7. Pomoc dla Klienta

7.1. Uwzględniając charakter przetwarzania, ComputerLab pomaga Klientowi odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw), przede wszystkim za pomocą funkcji Usługi, dzięki którym Klient może przeglądać, poprawiać, pobierać i usuwać dane. Jeśli osoba, której dane dotyczą, zwróci się bezpośrednio do ComputerLab, ComputerLab przekaże żądanie Klientowi, nie odpowiadając co do istoty, chyba że otrzyma inne polecenia.

7.2. ComputerLab udostępnia Klientowi na żądanie posiadane informacje przydatne do oceny skutków dla ochrony danych i do uprzednich konsultacji z organem nadzorczym (art. 35 i 36 RODO).

8. Naruszenia ochrony danych osobowych

ComputerLab zgłasza Klientowi bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych Klienta, na adres e-mail administratora. Zgłoszenie opisuje, w zakresie, w jakim jest to znane, charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz wpisów, prawdopodobne konsekwencje i zastosowane lub proponowane środki. ComputerLab współpracuje z Klientem przy zgłoszeniach do organu i zawiadomieniach osób, których dane dotyczą, które należą do Klienta jako administratora.

9. Zwrot i usunięcie danych

9.1. W czasie trwania umowy Klient może przeglądać i pobierać raporty i dokumenty za pomocą funkcji Usługi oraz zażądać od pomocy technicznej pełnej kopii danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.

9.2. Klient może zażądać w Usłudze usunięcia firmy i wszystkich danych: usunięcie następuje 30 dni po złożeniu żądania (w tym terminie Klient może je anulować lub zażądać kopii danych). Wówczas ComputerLab usuwa z chmury konta, dane i pliki; kopie zapasowe są nadpisywane w ciągu kolejnych 7 dni.

9.3. Po wygaśnięciu umowy bez odnowienia dane pozostają dostępne w trybie tylko do odczytu, aby Klient mógł je przeglądać i pobierać; jeżeli licencja pozostaje wygasła przez ponad 24 miesiące, ComputerLab może je usunąć z co najmniej 30-dniowym uprzedzeniem.

9.4. Zachowywane są wyłącznie dane, które ComputerLab musi przechowywać z mocy prawa jako administrator (faktury i dane księgowe, rejestr akceptacji). Dane już pobrane na urządzenia Klienta usuwa się, odinstalowując aplikację lub usuwając jej dane, co należy do Klienta.

10. Audyty

ComputerLab udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania przestrzegania niniejszej umowy. Klient może przeprowadzić na własny koszt audyt (także za pośrednictwem niezależnego audytora zobowiązanego do zachowania poufności) z co najmniej 30-dniowym pisemnym uprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku, z wyjątkiem naruszeń ochrony danych lub żądań organu, w sposób nienaruszający bezpieczeństwa danych innych klientów. W odniesieniu do dalszych podmiotów przetwarzających opiera się zwykle na publikowanych przez nie certyfikatach i raportach z audytów.

11. Obowiązki Klienta

Klient zapewnia, że ma ważną podstawę prawną dla wprowadzanych danych, że poinformował osoby, których dane dotyczą (swoich klientów, techników i pracowników), i że przestrzega obowiązujących przepisów, w szczególności dotyczących monitorowania i geolokalizacji pracowników (we Włoszech art. 4 ustawy 300/1970), przed użyciem funkcji Obecność z kontrolą GPS i śledzenia Kampanii. Klient nie wprowadza do Usługi szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących, których Usługa nie wymaga.

12. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada zgodnie z art. 82 RODO. W stosunkach między stronami, w granicach dozwolonych przez prawo, stosuje się ograniczenia odpowiedzialności z Warunków świadczenia usługi.

13. Postanowienia dotyczące Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i Stanów Zjednoczonych

• Szwajcaria: w odniesieniu do danych podlegających federalnej ustawie o ochronie danych (nLPD) odesłania do RODO należy rozumieć jako odesłania do odpowiednich przepisów nLPD, organem nadzorczym jest FDPIC, a standardowe klauzule umowne stosuje się z dostosowaniami uznanymi przez FDPIC.
• Wielka Brytania: w odniesieniu do danych podlegających UK GDPR odesłania do RODO należy rozumieć jako odesłania do UK GDPR, organem jest ICO, a przekazywanie danych odbywa się na podstawie brytyjskich decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub International Data Transfer Addendum do standardowych klauzul umownych.
• Stany Zjednoczone: w odniesieniu do danych podlegających California Consumer Privacy Act i podobnym przepisom stanowym ComputerLab działa jako „service provider”/„processor”: przetwarza informacje osobowe wyłącznie w celach biznesowych wskazanych w niniejszej umowie, nie sprzedaje ich ani nie udostępnia, nie przechowuje, nie wykorzystuje ani nie ujawnia ich poza bezpośrednią relacją z Klientem, nie łączy ich z innymi informacjami, z wyjątkiem dozwolonych przypadków, i informuje Klienta, jeśli nie jest już w stanie wywiązywać się z tych obowiązków.

14. Pierwszeństwo

W razie sprzeczności między niniejszą umową a Warunkami świadczenia usługi w zakresie ochrony danych pierwszeństwo ma niniejsza umowa. Tekst włoski ma pierwszeństwo przed tłumaczeniami.

Załącznik I – Opis przetwarzania

Kategorie osób, których dane dotyczą: klienci końcowi Klienta i ich osoby kontaktowe; technicy, pracownicy i współpracownicy Klienta; użytkownicy portalu klienta; administratorzy firmy.

Kategorie danych osobowych:

• kartoteki i dane kontaktowe klientów i osób kontaktowych (imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, telefon, e-mail, współrzędne GPS obiektu, uwagi, język dokumentów);
• dane zleceń: data i godzina, technik, wykonane czynności, użyte produkty, uwagi, zdjęcia, usterki stacji, podpisy technika i klienta, raporty z usług w PDF;
• dane techników: imię i nazwisko, kod, telefon, data zatrudnienia, dane logowania (wyłącznie odcisk hasła);
• obecność: godziny wejścia, wyjścia i przerw, pozycja GPS w chwili rejestracji (jeśli Klient włączy kontrolę), zadeklarowane wydatki;
• trasy GPS rejestrowane podczas kampanii adultycydowych i larwobójczych;
• zgłoszenia i wiadomości między Klientem a jego klientami końcowymi, przesłane dokumenty (umowy, oferty, faktury, karty charakterystyki, plany);
• dane techniczne dotyczące korzystania, niezbędne do działania i bezpieczeństwa (adres IP, dzienniki dostępu).

Szczególne kategorie danych: nie przewiduje się.

Charakter i cel: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, synchronizacja między urządzeniami, przeglądanie, opracowywanie (np. obliczanie godzin i zużycia magazynowego, generowanie raportów), wysyłanie przypomnień inicjowanych przez Klienta, eksport i usuwanie, w celu świadczenia Usługi zarządzania działalnością Klienta w zakresie zwalczania szkodników.

Czas trwania: przez czas trwania umowy i do usunięcia danych zgodnie z art. 9.

Załącznik II – Środki techniczne i organizacyjne

• Szyfrowanie podczas przesyłania: cała komunikacja między aplikacją, stroną internetową i serwerem odbywa się z użyciem TLS.
• Szyfrowanie w spoczynku: woluminy bazy danych i przechowywane pliki są szyfrowane przez dostawców infrastruktury.
• Hasła: przechowywane wyłącznie jako odcisk PBKDF2-HMAC-SHA256 z losową solą dla każdego użytkownika i 100 000 iteracji; nikt, nawet ComputerLab, nie może ich odczytać.
• Oddzielenie klientów: dane każdej firmy są oddzielone według kodu firmy zarówno w zapytaniach aplikacji, jak i przez zasady zabezpieczeń na poziomie wierszy w bazie danych; każda rola (Biuro, Technik, Klient) widzi tylko to, co jej dotyczy.
• Uwierzytelnianie: dostęp do chmury tylko z uwierzytelnioną sesją; weryfikacja danych logowania na serwerze, limit nieudanych prób, natychmiastowe wygaśnięcie sesji przy zmianie hasła, e-maila lub statusu konta.
• Pliki: przesyłane wyłącznie za pomocą podpisanych adresów ważnych przez kilka minut, przydzielanych przez serwer według tych samych zasad dostępu co dane.
• Dostępność i odporność: praca bez połączenia z kolejką zmian, które nigdy nie przepadają; codzienne kopie zapasowe bazy danych przechowywane przez 7 dni.
• Minimalizacja w dziennikach: dziennik techniczny aplikacji wyklucza hasła, klucze i wpisywany tekst oraz maskuje e-maile; pozostaje na urządzeniu i jest wysyłany tylko wtedy, gdy użytkownik wyśle zgłoszenie.
• Dostęp personelu: ograniczony do ComputerLab, z osobistym uwierzytelnianiem i tylko na potrzeby usługi lub pomocy technicznej.
• Zarządzanie podatnościami i aktualizacjami: aktualizacja komponentów i szybkie usuwanie zgłoszonych błędów bezpieczeństwa.

Załącznik III – Zatwierdzone dalsze podmioty przetwarzające

Wróć do strony