Dit document in andere talen: Italiano English Español Français Deutsch Português Română Polski

Verwerkersovereenkomst (DPA)

Op grond van artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG) · versie van 16 oktober 2026

Deze overeenkomst maakt deel uit van de Servicevoorwaarden van PCO Suite en is van toepassing op de persoonsgegevens die de Klant in de Dienst invoert. Partijen zijn:

• de Klant, het bedrijf dat PCO Suite gebruikt, als verwerkingsverantwoordelijke;
• ComputerLab di Spoltore Fabio, Via Floraspe Renzetti 31, 66034 Lanciano (CH), Italië, btw-nr. IT02841650696 (‘ComputerLab’), als verwerker.

De gebruikte begrippen hebben de betekenis die de AVG eraan geeft. De Klant aanvaardt deze overeenkomst door het vakje aan te vinken bij de registratie of de hernieuwde aanvaarding in de Dienst.

1. Onderwerp en instructies

1.1. ComputerLab verwerkt persoonsgegevens namens de Klant uitsluitend om de in de Voorwaarden beschreven Dienst te leveren, volgens de gedocumenteerde instructies van de Klant. Instructies zijn de Voorwaarden, deze overeenkomst en het gebruik dat de Klant maakt van de functies van de Dienst (bijvoorbeeld gegevens invoeren, wijzigen, exporteren of verwijderen).

1.2. ComputerLab stelt de Klant onmiddellijk op de hoogte als een instructie naar zijn mening in strijd is met de AVG of andere regels inzake gegevensbescherming, en kan de uitvoering ervan opschorten totdat de Klant haar bevestigt of wijzigt.

1.3. ComputerLab verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame of om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen.

2. Aard, doel en duur van de verwerking

De beschrijving van de verwerking (categorieën betrokkenen en gegevens, doeleinden, duur) staat in Bijlage I. De verwerking duurt zolang de overeenkomst en daarna de tijd die nodig is voor verwijdering volgens artikel 9.

3. Vertrouwelijkheid

ComputerLab zorgt ervoor dat de personen die gemachtigd zijn de gegevens te verwerken tot geheimhouding zijn verplicht en alleen toegang hebben tot de gegevens wanneer dat nodig is om de Dienst te leveren, voor door de Klant gevraagde ondersteuning of op grond van wettelijke verplichtingen.

4. Beveiliging

4.1. ComputerLab treft de in Bijlage II genoemde, op het risico afgestemde technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG) en houdt ze actueel. Hij kan ze vervangen door gelijkwaardige of doeltreffendere maatregelen, zonder het algehele beschermingsniveau te verlagen.

4.2. De Klant blijft verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn apparaten, de inloggegevens van zijn gebruikers en de instellingen die hij in de Dienst kiest.

5. Subverwerkers

5.1. De Klant verleent ComputerLab algemene toestemming om de in Bijlage III genoemde subverwerkers in te schakelen.

5.2. ComputerLab informeert de Klant ten minste 30 dagen van tevoren (met een melding in de Dienst of aan het e-mailadres van de beheerder en door deze pagina bij te werken) over de toevoeging of vervanging van een subverwerker. De Klant kan om redelijke redenen in verband met gegevensbescherming bezwaar maken; vinden partijen geen oplossing, dan kan de Klant de overeenkomst beëindigen en om verwijdering van de gegevens verzoeken.

5.3. ComputerLab legt subverwerkers contractueel verplichtingen inzake gegevensbescherming op die in wezen gelijkwaardig zijn aan die van deze overeenkomst en blijft jegens de Klant aansprakelijk voor hun handelen.

6. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

De hoofddatabase en de bestanden van de Dienst bevinden zich in de Europese Unie. Wanneer een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, vindt de doorgifte alleen plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming voor deelnemende bedrijven) of van de door de Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Besluit (EU) 2021/914), met de eventueel vereiste aanvullende maatregelen.

7. Bijstand aan de Klant

7.1. Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt ComputerLab de Klant bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar), in de eerste plaats via de functies van de Dienst waarmee de Klant gegevens kan inzien, corrigeren, downloaden en verwijderen. Wendt een betrokkene zich rechtstreeks tot ComputerLab, dan stuurt ComputerLab het verzoek door naar de Klant zonder inhoudelijk te antwoorden, tenzij anders geïnstrueerd.

7.2. ComputerLab verstrekt de Klant op verzoek de informatie waarover hij beschikt die nuttig is voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voor de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit (art. 35 en 36 AVG).

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

ComputerLab meldt de Klant een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de Klant betreft zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur nadat hij er kennis van heeft genomen, aan het e-mailadres van de beheerder. De melding beschrijft, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevensregistraties, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. ComputerLab werkt met de Klant samen bij de meldingen aan de autoriteit en aan de betrokkenen, die voor rekening blijven van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

9. Teruggave en verwijdering van gegevens

9.1. Tijdens de overeenkomst kan de Klant werkbonnen en documenten inzien en downloaden met de functies van de Dienst en bij de ondersteuning een volledige kopie van de gegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar formaat.

9.2. De Klant kan in de Dienst om verwijdering van het bedrijf en alle gegevens verzoeken: de verwijdering vindt 30 dagen na het verzoek plaats (binnen die termijn kan de Klant haar annuleren of een kopie van de gegevens vragen). ComputerLab verwijdert dan accounts, gegevens en bestanden uit de cloud; back-ups worden binnen de volgende 7 dagen overschreven.

9.3. Loopt de overeenkomst af zonder verlenging, dan blijven de gegevens beschikbaar in alleen-lezenmodus, zodat de Klant ze kan inzien en downloaden; blijft de licentie langer dan 24 maanden verlopen, dan kan ComputerLab ze verwijderen met een aankondiging van ten minste 30 dagen.

9.4. Alleen de gegevens die ComputerLab als verwerkingsverantwoordelijke wettelijk moet bewaren (facturen en boekhoudgegevens, register van aanvaardingen) blijven bewaard. Gegevens die al naar de apparaten van de Klant zijn gedownload, verwijdert de Klant door de app te verwijderen of de app-gegevens te wissen.

10. Audits

ComputerLab stelt de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen. De Klant kan op eigen kosten een audit uitvoeren (ook via een onafhankelijke auditor die tot geheimhouding is verplicht), met een schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen, niet vaker dan eens per jaar, behalve bij een datalek of een verzoek van de autoriteit, en zo dat de veiligheid van de gegevens van andere klanten niet in gevaar komt. Voor subverwerkers wordt doorgaans uitgegaan van de door hen gepubliceerde certificeringen en auditrapporten.

11. Verplichtingen van de Klant

De Klant garandeert dat hij een geldige rechtsgrond heeft voor de gegevens die hij invoert, dat hij de betrokkenen (zijn klanten, technici en werknemers) heeft geïnformeerd en dat hij de toepasselijke regels naleeft, in het bijzonder die over toezicht op afstand en geolocatie van werknemers (in Italië artikel 4 van Wet 300/1970), voordat hij de functies Aanwezigheid met GPS-controle en het volgen van Campagnes gebruikt. De Klant voert geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) en geen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen in de Dienst in, die de Dienst niet vereist.

12. Aansprakelijkheid

Elke partij is aansprakelijk volgens artikel 82 AVG. In de verhouding tussen partijen gelden, voor zover wettelijk toegestaan, de aansprakelijkheidsbeperkingen van de Servicevoorwaarden.

13. Bepalingen voor Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten

• Zwitserland: voor gegevens die onder de federale wet inzake gegevensbescherming (nLPD) vallen, gelden verwijzingen naar de AVG als verwijzingen naar de overeenkomstige bepalingen van de nLPD, is de toezichthouder de FDPIC en gelden de modelcontractbepalingen met de door de FDPIC erkende aanpassingen.
• Verenigd Koninkrijk: voor gegevens die onder de UK GDPR vallen, gelden verwijzingen naar de AVG als verwijzingen naar de UK GDPR, is de autoriteit het ICO en berusten doorgiften op Britse adequaatheidsregelingen of het International Data Transfer Addendum bij de modelcontractbepalingen.
• Verenigde Staten: voor gegevens die onder de California Consumer Privacy Act en vergelijkbare wetten van de staten vallen, treedt ComputerLab op als ‘service provider’/‘processor’: hij verwerkt persoonsgegevens alleen voor de in deze overeenkomst genoemde zakelijke doeleinden, verkoopt of deelt ze niet, bewaart, gebruikt of openbaart ze niet buiten de directe zakelijke relatie met de Klant, combineert ze niet met andere informatie behalve voor zover toegestaan, en informeert de Klant als hij deze verplichtingen niet langer kan nakomen.

14. Voorrang

Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de Servicevoorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat gegevensbescherming betreft. De Italiaanse tekst gaat voor op de vertalingen.

Bijlage I – Beschrijving van de verwerking

Categorieën betrokkenen: eindklanten van de Klant en hun contactpersonen; technici, werknemers en medewerkers van de Klant; gebruikers van het klantenportaal; beheerders van het bedrijf.

Categorieën persoonsgegevens:

• bestanden en contactgegevens van klanten en contactpersonen (naam, bedrijfsnaam, adres, telefoon, e-mail, GPS-coördinaten van de locatie, notities, taal van de documenten);
• opdrachtgegevens: datum en tijd, technicus, uitgevoerde activiteiten, gebruikte producten, notities, foto's, afwijkingen van stations, handtekeningen van technicus en klant, werkbonnen als pdf;
• gegevens van technici: naam, code, telefoon, datum in dienst, inloggegevens (alleen de vingerafdruk van het wachtwoord);
• aanwezigheid: tijden van in- en uitklokken en pauzes, GPS-positie op het moment van klokken (als de Klant de controle activeert), opgegeven kosten;
• GPS-routes die tijdens adulticide- en larvicidecampagnes zijn vastgelegd;
• tickets en berichten tussen de Klant en zijn eindklanten, geüploade documenten (contracten, offertes, facturen, veiligheidsinformatiebladen, plattegronden);
• technische gebruiksgegevens die nodig zijn voor werking en beveiliging (IP-adres, toegangslogboeken).

Bijzondere categorieën gegevens: geen voorzien.

Aard en doel: verzameling, vastlegging, opslag, synchronisatie tussen apparaten, raadpleging, verwerking (bijvoorbeeld berekening van uren en voorraadverbruik, aanmaken van werkbonnen), verzending van door de Klant gestarte herinneringen, export en verwijdering, om de Dienst voor het beheer van de ongediertebestrijdingsactiviteit van de Klant te leveren.

Duur: gedurende de overeenkomst en tot de verwijdering volgens artikel 9.

Bijlage II – Technische en organisatorische maatregelen

• Versleuteling tijdens transport: alle communicatie tussen app, website en server verloopt via TLS.
• Versleuteling in rust: de databasevolumes en de bestandsopslag worden door de infrastructuuraanbieders versleuteld.
• Wachtwoorden: alleen bewaard als PBKDF2-HMAC-SHA256-vingerafdruk met een willekeurige salt per gebruiker en 100.000 iteraties; niemand, ook ComputerLab niet, kan ze lezen.
• Scheiding van klanten: de gegevens van elk bedrijf zijn per bedrijfscode gescheiden, zowel in de query's van de app als door beveiligingsbeleid op rijniveau in de database; elke rol (Kantoor, Technicus, Klant) ziet alleen wat hem aangaat.
• Authenticatie: cloudtoegang alleen met een geauthenticeerde sessie; controle van inloggegevens op de server, limiet op mislukte pogingen, onmiddellijk verlopen van sessies bij wijziging van wachtwoord, e-mailadres of accountstatus.
• Bestanden: alleen overgedragen via ondertekende adressen die enkele minuten geldig zijn, door de server toegekend volgens dezelfde toegangsregels als de gegevens.
• Beschikbaarheid en veerkracht: offline werking met een wachtrij van wijzigingen, die nooit verloren gaan; dagelijkse databaseback-ups die 7 dagen worden bewaard.
• Minimalisatie in logboeken: het technische logboek van de app sluit wachtwoorden, sleutels en getypte tekst uit en maskeert e-mailadressen; het blijft op het apparaat en wordt alleen verstuurd als de gebruiker een melding verzendt.
• Toegang van personeel: beperkt tot ComputerLab, met persoonlijke authenticatie en alleen wanneer nodig voor de dienstverlening of ondersteuning.
• Beheer van kwetsbaarheden en updates: componenten worden bijgewerkt en gemelde beveiligingsgebreken snel verholpen.

Bijlage III – Goedgekeurde subverwerkers

Terug naar de website