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Accord de traitement des données (DPA)

Conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) · version du 16 octobre 2026

Le présent accord fait partie des Conditions du service de PCO Suite et s'applique aux données à caractère personnel que le Client saisit dans le Service. Les parties sont :

• le Client, l'entreprise qui utilise PCO Suite, agissant en tant que responsable du traitement ;
• ComputerLab di Spoltore Fabio, Via Floraspe Renzetti 31, 66034 Lanciano (CH), Italie, n° de TVA IT02841650696 (« ComputerLab »), agissant en tant que sous-traitant.

Les termes utilisés ont le sens que leur donne le RGPD. Le Client accepte le présent accord en cochant la case lors de l'inscription ou de la nouvelle acceptation dans le Service.

1. Objet et instructions

1.1. ComputerLab traite les données à caractère personnel pour le compte du Client dans le seul but de fournir le Service décrit dans les Conditions, conformément aux instructions documentées du Client. Constituent des instructions les Conditions, le présent accord et l'utilisation par le Client des fonctions du Service (par exemple saisir, modifier, exporter ou supprimer des données).

1.2. ComputerLab informe immédiatement le Client s'il estime qu'une instruction enfreint le RGPD ou d'autres règles relatives à la protection des données, et peut en suspendre l'exécution jusqu'à ce que le Client la confirme ou la modifie.

1.3. ComputerLab ne traite pas les données à ses propres fins, ne les vend pas et ne les utilise pas à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

2. Nature, finalité et durée du traitement

La description du traitement (catégories de personnes concernées et de données, finalités, durée) figure à l'Annexe I. Le traitement dure aussi longtemps que le contrat et, ensuite, le temps nécessaire à la suppression conformément à l'article 9.

3. Confidentialité

ComputerLab garantit que les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité et n'accèdent aux données que lorsque cela est nécessaire pour fournir le Service, pour l'assistance demandée par le Client ou pour des obligations légales.

4. Sécurité

4.1. ComputerLab met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque indiquées à l'Annexe II (article 32 du RGPD) et les tient à jour. Il peut les remplacer par des mesures équivalentes ou plus efficaces, sans réduire le niveau global de protection.

4.2. Le Client reste responsable de la sécurité de ses appareils, des identifiants de ses utilisateurs et des paramétrages qu'il choisit dans le Service.

5. Sous-traitants ultérieurs

5.1. Le Client autorise de manière générale ComputerLab à recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés à l'Annexe III.

5.2. ComputerLab informe le Client au moins 30 jours à l'avance (par un avis dans le Service ou à l'e-mail de l'administrateur et en mettant à jour cette page) de l'ajout ou du remplacement d'un sous-traitant ultérieur. Le Client peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données ; si les parties ne trouvent pas de solution, le Client peut résilier le contrat et demander la suppression des données.

5.3. ComputerLab impose contractuellement aux sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données substantiellement équivalentes à celles du présent accord et reste responsable envers le Client de leurs actes.

6. Transferts hors de l'Espace économique européen

La base de données principale et les fichiers du Service se trouvent dans l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l'Espace économique européen, le transfert n'a lieu que sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (y compris le cadre de protection des données UE-États-Unis pour les sociétés adhérentes) ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission (décision (UE) 2021/914), avec les mesures supplémentaires éventuellement nécessaires.

7. Assistance au Client

7.1. Compte tenu de la nature du traitement, ComputerLab aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition), en premier lieu grâce aux fonctions du Service permettant au Client de consulter, corriger, télécharger et supprimer les données. Si une personne concernée s'adresse directement à ComputerLab, celui-ci transmet la demande au Client sans y répondre sur le fond, sauf instructions contraires.

7.2. ComputerLab fournit au Client, sur demande, les informations dont il dispose utiles à l'analyse d'impact relative à la protection des données et à la consultation préalable de l'autorité de contrôle (articles 35 et 36 du RGPD).

8. Violations de données à caractère personnel

ComputerLab notifie au Client dans les meilleurs délais et en tout cas dans les 48 heures après en avoir pris connaissance toute violation de données à caractère personnel concernant les données du Client, à l'e-mail de l'administrateur. La notification décrit, dans la mesure où elles sont connues, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. ComputerLab coopère avec le Client pour les notifications à l'autorité et aux personnes concernées, qui restent à la charge du Client en tant que responsable.

9. Restitution et suppression des données

9.1. Pendant le contrat, le Client peut consulter et télécharger les rapports et documents grâce aux fonctions du Service et demander à l'assistance une copie complète des données dans un format structuré et couramment utilisé.

9.2. Le Client peut demander depuis le Service la suppression de l'entreprise et de toutes les données : la suppression intervient 30 jours après la demande (délai pendant lequel le Client peut l'annuler ou demander la copie des données). ComputerLab supprime alors du Cloud les comptes, les données et les fichiers ; les sauvegardes sont écrasées dans les 7 jours suivants.

9.3. À l'expiration du contrat sans renouvellement, les données restent disponibles en lecture seule afin que le Client puisse les consulter et les télécharger ; si la licence reste expirée plus de 24 mois, ComputerLab peut les supprimer avec un préavis d'au moins 30 jours.

9.4. Seules sont conservées les données que ComputerLab doit garder en vertu de la loi en tant que responsable (factures et données comptables, registre des acceptations). Les données déjà téléchargées sur les appareils du Client sont supprimées en désinstallant l'application ou en effaçant ses données, aux soins du Client.

10. Audits

ComputerLab met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Le Client peut réaliser, à ses frais, un audit (y compris par l'intermédiaire d'un auditeur indépendant tenu à la confidentialité) moyennant un préavis écrit d'au moins 30 jours, pas plus d'une fois par an sauf en cas de violation de données ou de demande de l'autorité, de manière à ne pas compromettre la sécurité des données des autres clients. Pour les sous-traitants ultérieurs, on se fonde en principe sur les certifications et rapports d'audit qu'ils publient.

11. Obligations du Client

Le Client garantit qu'il dispose d'une base juridique valable pour les données qu'il saisit, qu'il a informé les personnes concernées (ses clients, techniciens et salariés) et qu'il respecte les règles applicables, notamment celles relatives au contrôle à distance et à la géolocalisation des salariés (en Italie, l'article 4 de la loi 300/1970), avant d'utiliser les fonctions Présences avec contrôle GPS et le suivi des Campagnes. Le Client ne saisit pas dans le Service de catégories particulières de données (article 9 du RGPD) ni de données relatives aux condamnations pénales, que le Service ne requiert pas.

12. Responsabilité

Chaque partie est responsable conformément à l'article 82 du RGPD. Dans les rapports entre les parties, et dans les limites permises par la loi, les limitations de responsabilité des Conditions du service s'appliquent.

13. Dispositions pour la Suisse, le Royaume-Uni et les États-Unis

• Suisse : pour les données soumises à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD), les références au RGPD s'entendent comme faites aux dispositions correspondantes de la nLPD, l'autorité de contrôle est le PFPDT et les clauses contractuelles types s'appliquent avec les adaptations reconnues par le PFPDT.
• Royaume-Uni : pour les données soumises au UK GDPR, les références au RGPD s'entendent comme faites au UK GDPR, l'autorité est l'ICO et les transferts reposent sur les décisions d'adéquation britanniques ou sur l'International Data Transfer Addendum aux clauses contractuelles types.
• États-Unis : pour les données soumises au California Consumer Privacy Act et aux lois similaires des États, ComputerLab agit en tant que « service provider »/« processor » : il traite les informations personnelles uniquement aux fins commerciales indiquées dans le présent accord, ne les vend ni ne les partage, ne les conserve, n'utilise ni ne divulgue en dehors de la relation directe avec le Client, ne les combine pas avec d'autres informations sauf dans la mesure autorisée et informe le Client s'il n'est plus en mesure de respecter ces obligations.

14. Primauté

En cas de contradiction entre le présent accord et les Conditions du service, le présent accord prévaut en matière de protection des données. Le texte italien prévaut sur les traductions.

Annexe I – Description du traitement

Catégories de personnes concernées : clients finaux du Client et leurs interlocuteurs ; techniciens, salariés et collaborateurs du Client ; utilisateurs du portail client ; administrateurs de l'entreprise.

Catégories de données à caractère personnel :

• fiches et coordonnées des clients et interlocuteurs (nom, raison sociale, adresse, téléphone, e-mail, coordonnées GPS du site, notes, langue des documents) ;
• données des interventions : date et heure, technicien, activités réalisées, produits utilisés, notes, photos, anomalies des postes, signatures du technicien et du client, rapports d'intervention en PDF ;
• données des techniciens : nom, code, téléphone, date d'embauche, identifiants (empreinte du mot de passe uniquement) ;
• présences : heures d'entrée, de sortie et de pause, position GPS au moment du pointage (si le Client active le contrôle), frais déclarés ;
• parcours GPS enregistrés pendant les campagnes adulticides et larvicides ;
• tickets et messages entre le Client et ses clients finaux, documents importés (contrats, devis, factures, fiches de données de sécurité, plans) ;
• données techniques d'utilisation nécessaires au fonctionnement et à la sécurité (adresse IP, journaux d'accès).

Catégories particulières de données : aucune prévue.

Nature et finalité : collecte, enregistrement, conservation, synchronisation entre appareils, consultation, traitement (par exemple calcul des heures et des consommations de stock, génération des rapports), envoi de rappels initiés par le Client, exportation et suppression, afin de fournir le Service de gestion de l'activité de lutte antiparasitaire du Client.

Durée : pendant la durée du contrat et jusqu'à la suppression conformément à l'article 9.

Annexe II – Mesures techniques et organisationnelles

• Chiffrement en transit : toutes les communications entre l'application, le site et le serveur utilisent TLS.
• Chiffrement au repos : les volumes de la base de données et le stockage des fichiers sont chiffrés par les fournisseurs d'infrastructure.
• Mots de passe : conservés uniquement sous forme d'empreinte PBKDF2-HMAC-SHA256 avec un sel aléatoire par utilisateur et 100 000 itérations ; personne, pas même ComputerLab, ne peut les lire.
• Séparation des clients : les données de chaque entreprise sont séparées par code entreprise, aussi bien dans les requêtes de l'application que par des politiques de sécurité au niveau des lignes sur la base de données ; chaque rôle (Bureau, Technicien, Client) ne voit que ce qui le concerne.
• Authentification : accès au Cloud uniquement avec une session authentifiée ; vérification des identifiants sur le serveur, limitation des tentatives échouées, expiration immédiate des sessions en cas de changement du mot de passe, de l'e-mail ou de l'état du compte.
• Fichiers : transférés uniquement via des adresses signées valables quelques minutes, décidées par le serveur selon les mêmes règles d'accès que les données.
• Disponibilité et résilience : fonctionnement hors ligne avec file d'attente des modifications, qui ne sont jamais perdues ; sauvegardes quotidiennes de la base de données conservées 7 jours.
• Minimisation dans les journaux : le journal technique de l'application exclut les mots de passe, les clés et le texte saisi et masque les e-mails ; il reste sur l'appareil et n'est envoyé que si l'utilisateur transmet un signalement.
• Accès du personnel : limités à ComputerLab, avec authentification personnelle et uniquement pour les besoins du service ou de l'assistance.
• Gestion des vulnérabilités et des mises à jour : mise à jour des composants et correction rapide des défauts de sécurité signalés.

Annexe III – Sous-traitants ultérieurs autorisés

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